Wir erzählen Geschichten, die die Welt bewegen – von preisgekrönten Dokumentationen bis zu fesselnden Serien und großem Kino auf dem roten Teppich in Cannes. LOOKSfilm produziert seit 1995 Dokumentationen, Serien und Filme für den weltweiten Markt. Unsere preisgekrönten Produktionen feiern Erfolge bei den namhaftesten TV-Sendern, den größten VoD-Plattformen und den wichtigsten Festivals.

Du suchst eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in der Film- und Fernsehbranche? Dann bewirb Dich bei uns.

Für unsere Unternehmensgruppe mit ca. 80 Mitarbeitenden suchen wir eine:n Mitarbeiter:in Legal & HR Administration (w/m/d), der/die unsere Bereiche Legal und HR zuverlässig im operativen Tagesgeschäft unterstützt, administrative Prozesse koordiniert und zusammen mit den dort Verantwortlichen für eine strukturierte, vollständige und nachvollziehbare Dokumentation sorgt.

DEINE AUFGABEN

• Du erstellst bedarfsgerechte Datenbanken, befüllst und pflegst sie kontinuierlich und stellst eine hohe Datenqualität, Aktualität und Auswertbarkeit sicher.
• Du betreust digitale Vertrags- und Personalvorgänge in unserem DMS: Du scannst und lädst Dokumente hoch, ordnest sie korrekt zu, pflegst Metadaten und Ordnerstrukturen und prüfst die formale Vollständigkeit sowie die Datenqualität.
• Du bereitest standardisierte HR- und Legal-Dokumente aus freigegebenen Vorlagen vor, begleitest Unterschriftenprozesse und sorgst für Versand, Nachverfolgung und revisionssichere Ablage.
• Du pflegst Vertragsregister, Fristen, Wiedervorlagen, hast offene Vorgänge im Blick und unterstützt damit die zuverlässige Nachverfolgung von Verträgen, Bescheinigungen, Zeugnissen und personalbezogenen Änderungen.
• Du hilfst bei der strukturierten Pflege wiederkehrender HR- und Legal-Prozesse in unserer Projektmanagement-Software, legst Projekte und Aufgaben nach Vorlagen an, pflegst Fristen und Meilensteine und überwachst Status.
• Du verantwortest die alltäglich anfallenden administrativen Personalaufgaben und bearbeitest diese selbstständig, sorgfältig und fristgerecht. Dazu gehören insbesondere Krankmeldungen, Veränderungsmeldungen, Arbeitsbescheinigungen, Unfallmeldungen und laufende Nachweise sowie die Pflege der zugehörigen Personalunterlagen und Systemdaten.
• Du koordinierst die Zusammenarbeit mit Lohnabrechnung, Behörden, Krankenkassen, bereitest Meldungen und Nachweise vor und unterstützt bei Rechnungsprüfung, Kostenerstattungen, Statistiken und Betriebsprüfungen.
• Du pflegst Checklisten, Arbeitsanweisungen, FAQs, Nutzerhandbücher und Qualitätslisten, unterstützt Datenmigrationen und leistest First-Level-Support für definierte Systeme und Prozesse.
• Du sammelst und strukturierst Daten z.B. für Reports, Compliance-Nachweise, Gesellschaftsdokumente, Betriebsprüfungen.

DAFÜR BRINGST DU FOLGENDES MIT

• Kenntnisse im Umgang mit Datenbanken sowie eine ausgeprägte Affinität und Freude daran, Datenbanken aufzubauen, strukturiert zu befüllen, zu pflegen und für Auswertungen nutzbar zu machen
• abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung, ein passendes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation sind von Vorteil
• sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Interesse an digitalen Tools wie ELO, awork, Lawlift, myfactory
• Bereitschaft, Dich in personalwirtschaftliche, rechtliche, abrechnungsbezogene und technische Themen einzuarbeiten
• ausgeprägtes Bewusstsein für Vertraulichkeit, Datenschutz, Vollständigkeit und Qualität im Umgang mit sensiblen Dokumenten und Personaldaten
• Neugier, schnelle Auffassungsgabe und analytisches Denken
• selbstständige, strukturierte und sehr sorgfältige Arbeitsweise sowie Freude daran, Fristen und mehrere Vorgänge mit Hilfe unserer Tools zuverlässig im Blick zu behalten
• offene, freundliche Art sowie sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• ausgezeichnete Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil

WAS WIR DIR BIETEN

• ein sympathisches, diverses, internationales und herzliches Team
• einen Büroarbeitsplatz in Leipzig oder Berlin
• ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• eine abwechslungsreiche Schnittstellenfunktion zwischen HR, Legal und der Administration
• eine intensive Einarbeitung und langfristige Betreuung
• eine langfristige Perspektive mit Entwicklungsmöglichkeiten
• Weiterbildungen bei renommierten Einrichtungen

Wenn Dich das anspricht, freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

Bitte sende Deine Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Gehaltsvorstellung) in einem PDF-Dokument ausschließlich per E-Mail bis zum 30.09.2026 an Anja Hirschberg (HR Lead): jobs@progress.film